A. LATAR BELAKANG MASALAH
Perencanaan yang sistematis dan matang dari suatu aktifitas adalah merupakan suatu karakteristik dasar dari industri modern, sebab pada dasarnya perencanaan yang efektif atas bahan, mesin, dan uang akan kearah perolehan laba yang begitu penting dalam suatu perusahaan. Sejalan dengan perkembangan suatu perusahaan maka untuk menghadapi faktor-faktor tersebut diatas haruslah dipertimbangkan suatu sistem perencanaan material produksi yang dapat menunjang seluruh aktifitas produksi sebagai salah satu langkah dalam proses pengambilan keputusan.
PT. Lung Cheong Brothers Industrial merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri mainan plastik, dimana dalam melakukan aktifitas produksinya perusahaan ini berproduksi berdasarkan pesanan dari customer (Job Order). Sebagai perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan atau perjanjian kontrak, maka hasil produksinya akan selalu mengalami perubahaan berdasarkan permintaan para customer, baik jumlah maupun jenis-nya.
Dengan sering terjadinya perubahan rencana produksi pada setiap periode pemesanan serta material yang digunakan dalam pembuatan produknya sebagian besar masih diimpor dari Donggoan dan Hongkong, hanya sebagian kecil saja material dibuat sendiri atau dibeli dari dalam negeri, akan menyebabkan timbulnya masalah dalam hal penanganan material sebagai salah satu faktor yang menunjang aktifitas produksi.
Dikarenakan berbagai permasalahan sering timbul yang disebabkan oleh material, maka penulis merasa perlu untuk merancang sebuah sistem berbasis komputer untuk mempermudahkan melakukan perencanaan material tersebut agar penggunaanya bisa lebih efisien. Untuk itu diusulkan sebuah perancangan sistem yang berjudul :
” PERANCANGAN PROYEK SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN MATERIAL PRODUKSI PADA DEPARTEMEN ASSEMBLY DI PT. LUNG CHEONG BROTHERS INDUSTRIAL”
B. RUMUSAN MASALAH
Sebagai perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan atau job order yang jumlah ataupun jenisnya selalu berubah-ubah pada setiap periode pemesanan.
Untuk memproduksi sebuah mainan produksi dimulai dari pembuatan komponen-komponen dasar dan selanjutnya dirakit dengan urutan –urutan produksi yang cukup panjang sehingga menjadi suatu produk akhir.
Urutan-uratan produksi yang cukup panjang tersebut menyebabkan kebutuhan serta jumlah untuk setiap jenis material berbeda-beda menurut ketergantungan jenis material serta dengan lainnya. Yang menjadi pokok persoalan dalam hal ini adalah:
1. bagaimana mengembangkan suatu sistem manajemen material yang terencana dengan baik sehinggga mampu memberikan informasi tentang waktu serta jumlah kebutuhan tiap material dengan tepat? sebab aspek perencanaan material merupakan suatu sistem yang tak dapat dipisahkan dari faktor manusia,alat,sistem kerja dalam lingkungan dalam kelancaran proses produksi.
2. Perubahan rencana seperti apa yang sering terjadi ? Dengan sering terjadinya perubahan rencana produksi tersebut, Bagaimana agar penggunaan material bisa tetap akurat sesuai dengan rencana ?
3. Masalah apa saja yang timbul disebabkan oleh material ?
C. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam membuat perancangan system ini adalah :
1. Merancang sebuah sistem perencanaan material yang berbasis komputer dengan menggunakan bahasa pemprograman C sehingga dapat memberikan kemudahan memperoleh informasi yang diperlukan dalam perencanaan material produksi
2. Permasalahan yang terjadi yaitu sering terjadi kekurangan material pada saat produksi sedang berjalan dan kelebihan material yang cukup banyak disaat produksi telah selesai. Untuk itu diperlukan suatu sistem perencanaan material yang tepat agar permasalahan tidak timbul kembali.
D. BATASAN MASALAH
Untuk mengetahui secara jelas mengenai sistem perencanaan material yang diterapkan sekarang di PT. Lung Cheong Brothers Industrial, tentunya diperlukan penelitian secara menyeluruh aktifitas yang ada, sebab perusahaan ini memproduksi berbagai jenis produk dengan tahapan-tahapan yang cukup kompleks yaitu mulai dari Injection, Decoration dan Assembly. Namun dalam perancangan sistem ini penulis melakukan pembatasan masalah. Hal ini dimaksudkan agar obyek dapat terarah sesuai dengan yang dimaksudkan. Pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Penelitian dibatasi untuk perencanaan material produksi pada Dept. Assembly saja, hal ini dipilih karena urutan-urutan produksinya cukup panjang.
2. Kapasitas pesanan,rencana produksi dianggap sudah ada.
3. Implementasi dari hasil perancangan menggunakan bahasa pemrograman C.
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk mempermudah dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan sistematika penulisan yang dibagi dalam 5 ( Lima ) bab dengan susunannya sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang : Latar Belakang Masalah, Identifikasi masalah, Rumusan Masalah, Maksud dan Tujuan Penelitian, Batasan masalah dan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menerangkan tentang : teori-teori yang terkait dengan pokok pembahasan, seperti Konsep Dasar Sistem,dan Teori Tentang Permasalahan.
BAB III METODE DAN OBJEK PENELITIAN
Bab ini menerangkan tentang : Metode Penelitian, Metode Pengumpulan data yang dipakai dalam penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan yang terdiri dari : Sejarah Umum Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Job Description, dan Bidang usaha Perusahaan.
BAB IV ANALISIS PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang : Analisis sistem yang diteliti, Perancangan sistem yang diajukan, Implementasi sistem yang diajukan dan Analisis Implementasi yang sudah dirancang.
BAB V KESIMPULAN
Merupakan bab terakhir yang menguraikan kesimpulan hasil akhir dari pembahasan yaitu terhadap pengembangan perangkat lunak, perancangan implementasi, dan terutama pada analisis kinerja perangkat lunak. Selain itu juga dikemukakan saran-saran yang bermanfaat kepada Perusahaan atau kepada Lembaga.
F. LANDASAN TEORI
1. Konsep Dasar Sistem
a. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto Hartono, MBA. Ph. D, dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Komputer, mengemukakan bahwa:
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. (Jogiyanto, 1999, hal: 683).
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen.
b. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran (output) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
a) Komponen-komponen Sistem
Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut Supra System.
b) Batas Sistem
Batas Sistem (boundary) adalah merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Pembatas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c) Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environtments) dari suatu sistem adalah apapun yang berada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d) Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber data yang mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) bagi subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e) Masukan Sistem
Masukan (input) merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f) Keluaran Sistem
Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g) Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h) Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) . Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2. Latar belakang Penggunaan MRP
Sebelum tahun 1960 tidak satupun terdapat metode yang memuaskan dalam proses pengendalian persediaan terhadap item permintaan yang saling bergantungan. Sistem persediaan formal dalam suatu perusahaan masih didasarkan pada sistem order point dengan menerapkan metode tradisional yang tidak formal dan simpang siur khususnya dalam menangani material yang sifatnya saling bergantungan.
Sekitar tahun 1960 komputer mulai dipakai dalam bidang manajemen persediaan. Dengan demikian maka komputerisasi pengendalian persediaan telah mengawali bidang manajemen persediaan yang lebih baik dan efisien. Kesulitan-kesulitan yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan manajemen persediaan tradisional telah teratasi dengan dikenalnya suatu pendekatan sistem persediaan yang terperinci dan lebih baik, yang dikenal dengan Material Requirment Planning (MRP), Yang ditemukan oleh Joseph Orlicky dari J.I Case Company. Sistem MRP telah memiliki popularitas dalam bidang Industri yang memamfaatkan kemampuan komputer melaksanakan perencanaan dan pengendalian persediaan dengan memperhatikan hubungan antara item persediaan, sehingga pengelolahannya dapat lebih efisien dalam menentukan kebutuhan material secara cepat dan tepat. Komputerisasi MRP mula-mula dikembangkan dilingkungan APICS (American Production and Inventory System Society) dalam suatu pengembangan program yang profesional.
Manajemen pengendalian bahan pada dasarnya adalah merupakan suatu masalah yang penting dalam komunikasi indiustri. Kerumitan yang sering timbul dalam proses pengendalian bahan ini berbanding langsung dengan jumlah barang dalam persediaan dan dengan jumlah transaksi yang harus dicatat untuk mengikutigerakan bahan (tetap menjaga derajat pengendalian yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran). Sistem persediaan dalam suatu operasi atau lingkungan manufaktur memiliki beberapa karakteristik tertentu yang sangat mempengaruhi terhadap kebijaksanaan dalam perencanaan material. Pertanyaan mendasar yang sering timbul dalam situasi kebijaksanaan persediaan tersebut adalah berapa jumlah dan kapan dilaukan pemesanan, untuk memenuhi produksi yang diinginkan sesuai dengan perencanaan dalam MPS. Jawaban pertanyaan tersebut tergantung dari sifat demand dari persediaan. Suatu demand dikatakan independent apabila sesuai dengan pengalaman, dimana demand terhadap permintaan barang tersebut tidak bergantungan dengan barang-barang lain. Demikian sebaliknya suatu demand dikatakan demand dikatakan dependent apabila barang tersebut merupakan bagian yang terpadu dari barang yang lain (ada hubungan fisik).
Sistem MRP diproses untuk memenuhi akan kebutuhan yang sifatnya dependent. Berdasarkan uraian diatas, maka jelaslah bahwa MRP dapat lebih banyak digunakan dilingkungan manufaktur yang melibatkan suatu proses assmebling, dimana kebanyakan permintaan terhadap barang bersifat bergantungan, sehingga tidak diperlukan peramalan pada tingkat barang(komponen) ini. Pertanyaan yang pertama dari hal diatas dapat terpenuhi jika kita mengetahui saat kebutuhan hari terpenuhi sesuai dengan MPS dan LeadTime. Sedangkan pertanyaan kedua dipenuhi dengan teknik lot yang sesuai dengan kondisi yang diproses dalam perhitungan MRP. Secara global hasil informasi yang diperoleh dalam proses MRP sangat menunjang dalam perencanaan CRP (Capacity Requirment Planning) untuk tercapainya suatu sistem pengendalian aktifitas produksi yang lebih baik.
2. Pengertian dan Perkembangan MRP
MRP selalu berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi dan tuntutan terhadap sistem perusahaan maka sampai saat ini MRP dibagi menjadi 4 bagian dan tidak tertutup kemungkinan untuk masa yang akan datang. Keempat bagian tersebut adalah :
1. Material Requirment Planning (MRP) dapat didefenisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items).
2. Material Requirment Planning II (MRPII), Oliver Wight dan George Plossl, partner konsultan, diakui oleh orang yang melakukan perluasan konsep MRP atas area manufactur, sehingga MRP dapat mencakup area-area perusahaan lain. Hasil perluasan konsep tersebut dinamakan MRP II, dan arti dari singkatan tersebut berubah menjadi Manufacturing resource planning ( Perencanaan Sumber Manufactur).
3. Material Requirment Planning III (MRPIII), proses ini diperluas didalam tingkat akurasi peramalan permintaan, penggunaan secara tepat dan baik peramalan permintaan (forecast Demand), akan dapat secara otomatis dan tepat melakukan perubahan terhadap Master Production Schedule. Dan apabila juga Master Production Schedule telah penuh atau tidak dapat lagi melakukan Work Order maka system MRPIII ini dapat melakukan rekomendasi terhadap permintaan.
4. Material Requirment Planning 9000 (MRP9000), MRP9000 sudah merupakan tawaran yang benar-benar merupakan system yang lengkap dan terintegrasi dengan system management manufacturing. Kemampuan sistem MRP9000 didalam manufacturing, termasuk juga Inventory, penjualan, perencanaan, Pembuatan, dan Pembelian dengan mengunakan General Ledger, dan sebuah Administrasi, dan Executive Information System (EIS) secara graphical dalam membuat sebuah keputusan untuk permasalahan manufacture.
3. Prasyarat dan Asumsi dari MRP
Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan dari MRP adalah menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan secara tepat dalam berproduksi. Agar MRP dapat berfungsi dan dioperasionalisasikan dengan efektif ada beberapa persyaratan dan asumsi yang harus dipenuhi. Adapun persyaratan yang dimaksud adalah :
1. Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik, serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.
2. Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal ini disebabkan karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang jelas antara satu dengan yang laiinya.
3. Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat kompleks. Walaupun demikian, yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara gamlang langkah-langkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk jadi.
4. tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan status persediaan sekarang dan yang akan datang.
Selain syarat diatas, terdapat beberapa asumsi yang diperlukan untuk menghasilkan suatu sistem pengoperasian MRP secara efektif yaitu :
1. Adanya suatu sistem data file yang saling berintegrasi serta ditunjang oleh adanya program komputer yang terpadu dengan melibatkan data status persediaan dan data tentang struktur produk. Data file ini perlu dijaga ketelitiannya, kelengkapannya serta selalu Up to Date sesuai dengan keperluan.
2. Waktu ancang-ancang (Lead time) untuk semua item diketahui, paling tidak dapat diperkirakan. Dalam hal ini waktu ancang-ancang dapat berupa interval waktu antara saat pemesanan dilakukan sampai saat barang tiba dan siap digunakan, tapi dapat pula berupa waktu proses pembuatan dari satu stasiun kerja untuk item atau komponen tersebut.
3. Setiap komponen yang diperlukan dalam proses assembling haruslah berada dalam pengendalian. Dalam proses manufactur ini berarti kita mampu memonitor setiap tahapan proses/ perubahan yang dialami setiap item.
4. Semua item untuk suatu perakitan dapat disediakan pada saat suatu pesanan untuk perakitan tersebut dilakukan. Sehingga penentuan jumlah, waktu kebutuhan kotor dari suatu perakitan dapat dilakukan.
5. Setiap pengadaan pemakaian komponen bersifat diskrit. Misalnya bahan dibutuhkan 50 komponen, maka rencana kebutuhan bahan mampu membuat rencana agar dapat menyediakan 50 komponen tersebut dan dipakai tanpa kurang atau lebih.
6. Perlu menetapkan bahwa proses pembuatan suatu item tidak tergantung terhadap proses pembuatan item yang laiinya. Hal ini berarti dapat dimulai dan diakhiri tanpa tergantung pada proses yang laiinya.
5. Tujuan MRP
Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/ atau produksi.
Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu:
1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan.
2. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem penjadwalan.
3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.
4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan. Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandaniya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan , maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.
Kunci keberhasilan dari faktor diatas haruslah ditunjang dengan suatu sistem pengontrolan aliran bahan yang tepat untuk memenuhi jadwal permintaan konsumen, yang didukung dengan sistem komputerisasi sebagai alat pembantu dalam memudahkan proses pelaksanaannya. Sehubungan dengan pengontrolan atas bahan/item yang dimaksudkan, rencana kebutuhan bahan sebagai suatu sistem komputerisasi, berfungsi seperti timbangan yang berfungsi menyemimbangkan antara kebutuhan dan kemampuan memenuhi kebutuhan dari setiap item. Rencana kebutuhan bahan memberikan indikasi apabila terjadi ketidakseimbangan antara kebutuhan dan kemampuan. Besarnya kebutuhan digambarkan oleh jadwal induk produksi, struktur produk dan status persediaan.
Besarnya kemampuan untuk memenuhi suatu kebutuhan, dicerminkan oleh besarnya barang setengah jadi, persediaan yang ada dan pesanan/ pembelian yang akan datang kemudian. Ketelitian atas perkiraan akan kemampuan ini tergantung pada ketelitian pencatatan atas ketiga sumber informasi tersebut.
G. METODE DAN OBJECT PENELITIAN
1. Metode Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah Structure Analisis and Design. Penulis menggunakan aliran data diagram atau DFD (Data Flow Diagram) dalam Perancangan Sistem Pengendalian Material Produksi, yaitu meneliti data yang bersifat umum menjadi dari yang bersifat umum menjadi yang bersifat khusus.
2. Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun laporan ini, penyusun menggunakan metode pengumpulann data yaitu sebagai berikut :
a. Interview
Yaitu suatu teknik pengumpulan data dimana penyusun mengadakan suatu tanya jawab langsung dengan pihak Pt. Lung Cheong Brothers Industrial yang dapat memberikan penjelasan mengenai informasi yang berhubungan dengan judul usulan penelitian yang diangkat oleh penyusun, data yang diperoleh selama interview yaitu sistem pengendalian material produksi.
b. Observasi
Metode ini digunakan untu mempelajari dan mengetahui secara langsung hal-hal yang ada dilapangan yang berhubungan langsung dengan judul usulan penelitian yang diangkat, data-data yang diperoleh selama observasi tentang alur sebuah permasalahan pengadaan dan pengontrolan barang.
c. kepustakaan
3. Objek Penelitian
Penelitian ini dilakukan di perusahaan Pt. Lung Cheong Brothers Industrial yang didirikan pada tahun 1993 yang merupakan perusahaan bergerak di bidang produksi mainan plastik yang beralamat di Kp. Sentul Lio Km 14 Kragilan Serang Banten.
Proses penelitian yang akan penulis laksanakan diharapkan dapat selesai dalam waktu tiga bulan, mulai dari menyusun usulan penelitian sampai menyelesaikan laporan. Jadwal penelitian dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini :
Perencanaan yang sistematis dan matang dari suatu aktifitas adalah merupakan suatu karakteristik dasar dari industri modern, sebab pada dasarnya perencanaan yang efektif atas bahan, mesin, dan uang akan kearah perolehan laba yang begitu penting dalam suatu perusahaan. Sejalan dengan perkembangan suatu perusahaan maka untuk menghadapi faktor-faktor tersebut diatas haruslah dipertimbangkan suatu sistem perencanaan material produksi yang dapat menunjang seluruh aktifitas produksi sebagai salah satu langkah dalam proses pengambilan keputusan.
PT. Lung Cheong Brothers Industrial merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri mainan plastik, dimana dalam melakukan aktifitas produksinya perusahaan ini berproduksi berdasarkan pesanan dari customer (Job Order). Sebagai perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan atau perjanjian kontrak, maka hasil produksinya akan selalu mengalami perubahaan berdasarkan permintaan para customer, baik jumlah maupun jenis-nya.
Dengan sering terjadinya perubahan rencana produksi pada setiap periode pemesanan serta material yang digunakan dalam pembuatan produknya sebagian besar masih diimpor dari Donggoan dan Hongkong, hanya sebagian kecil saja material dibuat sendiri atau dibeli dari dalam negeri, akan menyebabkan timbulnya masalah dalam hal penanganan material sebagai salah satu faktor yang menunjang aktifitas produksi.
Dikarenakan berbagai permasalahan sering timbul yang disebabkan oleh material, maka penulis merasa perlu untuk merancang sebuah sistem berbasis komputer untuk mempermudahkan melakukan perencanaan material tersebut agar penggunaanya bisa lebih efisien. Untuk itu diusulkan sebuah perancangan sistem yang berjudul :
” PERANCANGAN PROYEK SISTEM INFORMASI PERENCANAAN KEBUTUHAN MATERIAL PRODUKSI PADA DEPARTEMEN ASSEMBLY DI PT. LUNG CHEONG BROTHERS INDUSTRIAL”
B. RUMUSAN MASALAH
Sebagai perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan atau job order yang jumlah ataupun jenisnya selalu berubah-ubah pada setiap periode pemesanan.
Untuk memproduksi sebuah mainan produksi dimulai dari pembuatan komponen-komponen dasar dan selanjutnya dirakit dengan urutan –urutan produksi yang cukup panjang sehingga menjadi suatu produk akhir.
Urutan-uratan produksi yang cukup panjang tersebut menyebabkan kebutuhan serta jumlah untuk setiap jenis material berbeda-beda menurut ketergantungan jenis material serta dengan lainnya. Yang menjadi pokok persoalan dalam hal ini adalah:
1. bagaimana mengembangkan suatu sistem manajemen material yang terencana dengan baik sehinggga mampu memberikan informasi tentang waktu serta jumlah kebutuhan tiap material dengan tepat? sebab aspek perencanaan material merupakan suatu sistem yang tak dapat dipisahkan dari faktor manusia,alat,sistem kerja dalam lingkungan dalam kelancaran proses produksi.
2. Perubahan rencana seperti apa yang sering terjadi ? Dengan sering terjadinya perubahan rencana produksi tersebut, Bagaimana agar penggunaan material bisa tetap akurat sesuai dengan rencana ?
3. Masalah apa saja yang timbul disebabkan oleh material ?
C. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam membuat perancangan system ini adalah :
1. Merancang sebuah sistem perencanaan material yang berbasis komputer dengan menggunakan bahasa pemprograman C sehingga dapat memberikan kemudahan memperoleh informasi yang diperlukan dalam perencanaan material produksi
2. Permasalahan yang terjadi yaitu sering terjadi kekurangan material pada saat produksi sedang berjalan dan kelebihan material yang cukup banyak disaat produksi telah selesai. Untuk itu diperlukan suatu sistem perencanaan material yang tepat agar permasalahan tidak timbul kembali.
D. BATASAN MASALAH
Untuk mengetahui secara jelas mengenai sistem perencanaan material yang diterapkan sekarang di PT. Lung Cheong Brothers Industrial, tentunya diperlukan penelitian secara menyeluruh aktifitas yang ada, sebab perusahaan ini memproduksi berbagai jenis produk dengan tahapan-tahapan yang cukup kompleks yaitu mulai dari Injection, Decoration dan Assembly. Namun dalam perancangan sistem ini penulis melakukan pembatasan masalah. Hal ini dimaksudkan agar obyek dapat terarah sesuai dengan yang dimaksudkan. Pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Penelitian dibatasi untuk perencanaan material produksi pada Dept. Assembly saja, hal ini dipilih karena urutan-urutan produksinya cukup panjang.
2. Kapasitas pesanan,rencana produksi dianggap sudah ada.
3. Implementasi dari hasil perancangan menggunakan bahasa pemrograman C.
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk mempermudah dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan sistematika penulisan yang dibagi dalam 5 ( Lima ) bab dengan susunannya sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang : Latar Belakang Masalah, Identifikasi masalah, Rumusan Masalah, Maksud dan Tujuan Penelitian, Batasan masalah dan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menerangkan tentang : teori-teori yang terkait dengan pokok pembahasan, seperti Konsep Dasar Sistem,dan Teori Tentang Permasalahan.
BAB III METODE DAN OBJEK PENELITIAN
Bab ini menerangkan tentang : Metode Penelitian, Metode Pengumpulan data yang dipakai dalam penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan yang terdiri dari : Sejarah Umum Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Job Description, dan Bidang usaha Perusahaan.
BAB IV ANALISIS PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang : Analisis sistem yang diteliti, Perancangan sistem yang diajukan, Implementasi sistem yang diajukan dan Analisis Implementasi yang sudah dirancang.
BAB V KESIMPULAN
Merupakan bab terakhir yang menguraikan kesimpulan hasil akhir dari pembahasan yaitu terhadap pengembangan perangkat lunak, perancangan implementasi, dan terutama pada analisis kinerja perangkat lunak. Selain itu juga dikemukakan saran-saran yang bermanfaat kepada Perusahaan atau kepada Lembaga.
F. LANDASAN TEORI
1. Konsep Dasar Sistem
a. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto Hartono, MBA. Ph. D, dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Komputer, mengemukakan bahwa:
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. (Jogiyanto, 1999, hal: 683).
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen.
b. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran (output) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
a) Komponen-komponen Sistem
Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut Supra System.
b) Batas Sistem
Batas Sistem (boundary) adalah merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Pembatas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c) Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environtments) dari suatu sistem adalah apapun yang berada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d) Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber data yang mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) bagi subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e) Masukan Sistem
Masukan (input) merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f) Keluaran Sistem
Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g) Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h) Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) . Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2. Latar belakang Penggunaan MRP
Sebelum tahun 1960 tidak satupun terdapat metode yang memuaskan dalam proses pengendalian persediaan terhadap item permintaan yang saling bergantungan. Sistem persediaan formal dalam suatu perusahaan masih didasarkan pada sistem order point dengan menerapkan metode tradisional yang tidak formal dan simpang siur khususnya dalam menangani material yang sifatnya saling bergantungan.
Sekitar tahun 1960 komputer mulai dipakai dalam bidang manajemen persediaan. Dengan demikian maka komputerisasi pengendalian persediaan telah mengawali bidang manajemen persediaan yang lebih baik dan efisien. Kesulitan-kesulitan yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan manajemen persediaan tradisional telah teratasi dengan dikenalnya suatu pendekatan sistem persediaan yang terperinci dan lebih baik, yang dikenal dengan Material Requirment Planning (MRP), Yang ditemukan oleh Joseph Orlicky dari J.I Case Company. Sistem MRP telah memiliki popularitas dalam bidang Industri yang memamfaatkan kemampuan komputer melaksanakan perencanaan dan pengendalian persediaan dengan memperhatikan hubungan antara item persediaan, sehingga pengelolahannya dapat lebih efisien dalam menentukan kebutuhan material secara cepat dan tepat. Komputerisasi MRP mula-mula dikembangkan dilingkungan APICS (American Production and Inventory System Society) dalam suatu pengembangan program yang profesional.
Manajemen pengendalian bahan pada dasarnya adalah merupakan suatu masalah yang penting dalam komunikasi indiustri. Kerumitan yang sering timbul dalam proses pengendalian bahan ini berbanding langsung dengan jumlah barang dalam persediaan dan dengan jumlah transaksi yang harus dicatat untuk mengikutigerakan bahan (tetap menjaga derajat pengendalian yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran). Sistem persediaan dalam suatu operasi atau lingkungan manufaktur memiliki beberapa karakteristik tertentu yang sangat mempengaruhi terhadap kebijaksanaan dalam perencanaan material. Pertanyaan mendasar yang sering timbul dalam situasi kebijaksanaan persediaan tersebut adalah berapa jumlah dan kapan dilaukan pemesanan, untuk memenuhi produksi yang diinginkan sesuai dengan perencanaan dalam MPS. Jawaban pertanyaan tersebut tergantung dari sifat demand dari persediaan. Suatu demand dikatakan independent apabila sesuai dengan pengalaman, dimana demand terhadap permintaan barang tersebut tidak bergantungan dengan barang-barang lain. Demikian sebaliknya suatu demand dikatakan demand dikatakan dependent apabila barang tersebut merupakan bagian yang terpadu dari barang yang lain (ada hubungan fisik).
Sistem MRP diproses untuk memenuhi akan kebutuhan yang sifatnya dependent. Berdasarkan uraian diatas, maka jelaslah bahwa MRP dapat lebih banyak digunakan dilingkungan manufaktur yang melibatkan suatu proses assmebling, dimana kebanyakan permintaan terhadap barang bersifat bergantungan, sehingga tidak diperlukan peramalan pada tingkat barang(komponen) ini. Pertanyaan yang pertama dari hal diatas dapat terpenuhi jika kita mengetahui saat kebutuhan hari terpenuhi sesuai dengan MPS dan LeadTime. Sedangkan pertanyaan kedua dipenuhi dengan teknik lot yang sesuai dengan kondisi yang diproses dalam perhitungan MRP. Secara global hasil informasi yang diperoleh dalam proses MRP sangat menunjang dalam perencanaan CRP (Capacity Requirment Planning) untuk tercapainya suatu sistem pengendalian aktifitas produksi yang lebih baik.
2. Pengertian dan Perkembangan MRP
MRP selalu berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi dan tuntutan terhadap sistem perusahaan maka sampai saat ini MRP dibagi menjadi 4 bagian dan tidak tertutup kemungkinan untuk masa yang akan datang. Keempat bagian tersebut adalah :
1. Material Requirment Planning (MRP) dapat didefenisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items).
2. Material Requirment Planning II (MRPII), Oliver Wight dan George Plossl, partner konsultan, diakui oleh orang yang melakukan perluasan konsep MRP atas area manufactur, sehingga MRP dapat mencakup area-area perusahaan lain. Hasil perluasan konsep tersebut dinamakan MRP II, dan arti dari singkatan tersebut berubah menjadi Manufacturing resource planning ( Perencanaan Sumber Manufactur).
3. Material Requirment Planning III (MRPIII), proses ini diperluas didalam tingkat akurasi peramalan permintaan, penggunaan secara tepat dan baik peramalan permintaan (forecast Demand), akan dapat secara otomatis dan tepat melakukan perubahan terhadap Master Production Schedule. Dan apabila juga Master Production Schedule telah penuh atau tidak dapat lagi melakukan Work Order maka system MRPIII ini dapat melakukan rekomendasi terhadap permintaan.
4. Material Requirment Planning 9000 (MRP9000), MRP9000 sudah merupakan tawaran yang benar-benar merupakan system yang lengkap dan terintegrasi dengan system management manufacturing. Kemampuan sistem MRP9000 didalam manufacturing, termasuk juga Inventory, penjualan, perencanaan, Pembuatan, dan Pembelian dengan mengunakan General Ledger, dan sebuah Administrasi, dan Executive Information System (EIS) secara graphical dalam membuat sebuah keputusan untuk permasalahan manufacture.
3. Prasyarat dan Asumsi dari MRP
Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan dari MRP adalah menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan secara tepat dalam berproduksi. Agar MRP dapat berfungsi dan dioperasionalisasikan dengan efektif ada beberapa persyaratan dan asumsi yang harus dipenuhi. Adapun persyaratan yang dimaksud adalah :
1. Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik, serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.
2. Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal ini disebabkan karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang jelas antara satu dengan yang laiinya.
3. Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat kompleks. Walaupun demikian, yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara gamlang langkah-langkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk jadi.
4. tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan status persediaan sekarang dan yang akan datang.
Selain syarat diatas, terdapat beberapa asumsi yang diperlukan untuk menghasilkan suatu sistem pengoperasian MRP secara efektif yaitu :
1. Adanya suatu sistem data file yang saling berintegrasi serta ditunjang oleh adanya program komputer yang terpadu dengan melibatkan data status persediaan dan data tentang struktur produk. Data file ini perlu dijaga ketelitiannya, kelengkapannya serta selalu Up to Date sesuai dengan keperluan.
2. Waktu ancang-ancang (Lead time) untuk semua item diketahui, paling tidak dapat diperkirakan. Dalam hal ini waktu ancang-ancang dapat berupa interval waktu antara saat pemesanan dilakukan sampai saat barang tiba dan siap digunakan, tapi dapat pula berupa waktu proses pembuatan dari satu stasiun kerja untuk item atau komponen tersebut.
3. Setiap komponen yang diperlukan dalam proses assembling haruslah berada dalam pengendalian. Dalam proses manufactur ini berarti kita mampu memonitor setiap tahapan proses/ perubahan yang dialami setiap item.
4. Semua item untuk suatu perakitan dapat disediakan pada saat suatu pesanan untuk perakitan tersebut dilakukan. Sehingga penentuan jumlah, waktu kebutuhan kotor dari suatu perakitan dapat dilakukan.
5. Setiap pengadaan pemakaian komponen bersifat diskrit. Misalnya bahan dibutuhkan 50 komponen, maka rencana kebutuhan bahan mampu membuat rencana agar dapat menyediakan 50 komponen tersebut dan dipakai tanpa kurang atau lebih.
6. Perlu menetapkan bahwa proses pembuatan suatu item tidak tergantung terhadap proses pembuatan item yang laiinya. Hal ini berarti dapat dimulai dan diakhiri tanpa tergantung pada proses yang laiinya.
5. Tujuan MRP
Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/ atau produksi.
Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu:
1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan.
2. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem penjadwalan.
3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.
4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan. Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandaniya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan , maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.
Kunci keberhasilan dari faktor diatas haruslah ditunjang dengan suatu sistem pengontrolan aliran bahan yang tepat untuk memenuhi jadwal permintaan konsumen, yang didukung dengan sistem komputerisasi sebagai alat pembantu dalam memudahkan proses pelaksanaannya. Sehubungan dengan pengontrolan atas bahan/item yang dimaksudkan, rencana kebutuhan bahan sebagai suatu sistem komputerisasi, berfungsi seperti timbangan yang berfungsi menyemimbangkan antara kebutuhan dan kemampuan memenuhi kebutuhan dari setiap item. Rencana kebutuhan bahan memberikan indikasi apabila terjadi ketidakseimbangan antara kebutuhan dan kemampuan. Besarnya kebutuhan digambarkan oleh jadwal induk produksi, struktur produk dan status persediaan.
Besarnya kemampuan untuk memenuhi suatu kebutuhan, dicerminkan oleh besarnya barang setengah jadi, persediaan yang ada dan pesanan/ pembelian yang akan datang kemudian. Ketelitian atas perkiraan akan kemampuan ini tergantung pada ketelitian pencatatan atas ketiga sumber informasi tersebut.
G. METODE DAN OBJECT PENELITIAN
1. Metode Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah Structure Analisis and Design. Penulis menggunakan aliran data diagram atau DFD (Data Flow Diagram) dalam Perancangan Sistem Pengendalian Material Produksi, yaitu meneliti data yang bersifat umum menjadi dari yang bersifat umum menjadi yang bersifat khusus.
2. Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun laporan ini, penyusun menggunakan metode pengumpulann data yaitu sebagai berikut :
a. Interview
Yaitu suatu teknik pengumpulan data dimana penyusun mengadakan suatu tanya jawab langsung dengan pihak Pt. Lung Cheong Brothers Industrial yang dapat memberikan penjelasan mengenai informasi yang berhubungan dengan judul usulan penelitian yang diangkat oleh penyusun, data yang diperoleh selama interview yaitu sistem pengendalian material produksi.
b. Observasi
Metode ini digunakan untu mempelajari dan mengetahui secara langsung hal-hal yang ada dilapangan yang berhubungan langsung dengan judul usulan penelitian yang diangkat, data-data yang diperoleh selama observasi tentang alur sebuah permasalahan pengadaan dan pengontrolan barang.
c. kepustakaan
3. Objek Penelitian
Penelitian ini dilakukan di perusahaan Pt. Lung Cheong Brothers Industrial yang didirikan pada tahun 1993 yang merupakan perusahaan bergerak di bidang produksi mainan plastik yang beralamat di Kp. Sentul Lio Km 14 Kragilan Serang Banten.
Proses penelitian yang akan penulis laksanakan diharapkan dapat selesai dalam waktu tiga bulan, mulai dari menyusun usulan penelitian sampai menyelesaikan laporan. Jadwal penelitian dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini :
